問い合わせをスムーズに受ける仕組み～電話編・その２
光塩福祉法務事務所開業後しばらくは事務所を一人で切り盛りするという方が多いと思います。その場合に考えておかなければならないのは、外出中にかかってきた電話への対応です。
できれば避けたいのは留守電対応です。一般の方からの問い合わせの場合、まずメッセージは残してもらえません。やむを得ず留守電対応とする場合でも、電話機にセットされている出来合いの応答メッセージをそのまま使うのはＮＧです。自分でオリジナルの応答メッセージを吹き込んでおくことが最低限必要です。
携帯電話に転送するのは有力な選択肢です。固定にかかってくる電話は常に携帯に転送するように設定している方もいらっしゃるようです。これはこれで一つのやり方でしょう。
留意しておくべき点は、当たり前のことではあるのですが、常に携帯に出られるとは限らないということです。運転中、電車の中、面談中、雑踏の中など、すぐに出られない場面は結構多いものです。周りがうるさくて相手の声が聞き取れず、きちんとした対応ができないリスクもあります。
私は、初めのうちは携帯に転送する形で対応していたのですが、上記の理由から、電話代行サービスを利用するようになりました。これはなかなかのすぐれものです。外出中の電話に対応し、その旨をすぐにメールで知らせてくれます。携帯電話でメールを受信し、折り返すというわけです。これで見込み客を逃さずに済んだ経験は数多くあります。
なるべく早く折り返すように心がけることは必要ですが、一人事務所にとっては非常に便利なツールだと思います。
ご参考までに、私が利用している電話代行サービスをご紹介しておきます。
電話代行・電話秘書・事務代行のＭＫサービス
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