PDF化するときの留意点

書面をスキャナで読み込んで、PDF化することがあります。

以前所有していたスキャナ専用機では、読み込んだ文書を直接PDF化することができたのですが、今事務所で使っている複合機には、残念ながらそのような機能がありません。一たん画像データとして取り込んで、そこからPDFに変換するという作業が必要となります。

ただ、このときに注意しないと、変換したPDFのファイルサイズが大きくなり（120KB程度で済むものが20MBを超えてしまう）、扱いづらくなってしまうのです。注意すべき点は二つあります。

一つは画像データの形式です。ファイルサイズを小さくすることができるJPEG形式で保存する必要があります。ビットマップはNGです。

もう一つは画像からPDFへ変換するときの手順です。私が使っているソフトはジャストシステムの「JUST PDF 2」ですが、「データ変換」の機能を使って変換すると、どういうわけかファイルサイズが大きくなってしまいます。「作成」の機能を使うと、PDFらしいコンパクトなファイルサイズにすることができるのです。なぜそうなるのか、理由はわかりません。

PDF化するときのハード･ソフトの環境は人それぞれですが、どの手順でいけばファイルサイズを小さくできるかということは押さえておく必要がありそうです。

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